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Las Herramientas de Comunicación para Equipos de trabajo

Herramientas de comunicación para Equipos que trabajan en proyectos y entornos Colaborativos

 

La comunicación de los equipos es un aspecto fundamental.  Su correcta gestión, optimización y simplificación son garantía de éxito.

En un post anterior hablamos de la capacidad que tienen los diferentes softwares BIM para gestionar el trabajo en equipo , y cómo los diferentes participantes pueden trabajar de forma paralela en un mismo proyecto.

En este post queremos explicar la disponibilidad y funcionalidad de herramientas  de comunicación que sirven como apoyo fundamental a este trabajo colaborativo en entornos BIM.  Si tenemos un marco que permite gestionar el trabajo de diferentes participantes tal y como nos ofrecen las plataformas BIM,  necesitamos también un entorno que nos permita tener una comunicación fluida, directa y eficiente entre los participantes para mejorar y optimizar la coordinación entre ellos.

Estas plataformas de gestión no son específicas para entornos BIM, sino para todo tipo de trabajos que impliquen colaboración y necesidad de comunicación entre los diferentes miembros de un equipo.

Slack como plataforma de comunicación

 

Slack es una plataforma de comunicación integral. Es el punto de encuentro de los miembros del proyecto. Además es de acceso gratuito.

La organización de esta plataforma se basa en primer lugar en la creación de un Equipo de Proyecto. En él se invitarán a todos los miembros que formen parte de él.

En segundo lugar, se crean los canales específicos según la temática.  Cada  #channel tiene como participantes los miembros del equipo de proyecto según su responsabilidad y especificidad. El coordinador del proyecto es el encargado de ir generando los canales y asignar a los diferentes miembros de cada uno. Por ejemplo en un proyecto BIM se pueden establecer el #channel de Arquitectura, el #channel de Coordinación, uno de MEP, y los que se crean necesarios. Por defecto, también tenemos un #channel General, donde todos los miembros del equipo tienen acceso.

De esta forma, se dispone la información segmentada según la temática, obteniendo de entrada un filtrado de la misma. Para cada #channel se puede seguir un hilo de comunicación, en donde cada miembro puede escribir su mensaje y subir cualquier tipo de documento para compartirlo con los demás. Aparte, se pueden crear canales abiertos o privados. También existe la posibilidad de establecer  conversaciones privadas entre dos miembros del equipo.

La gran ventaja Slack es que permite la integración de otras herramientas como google drive, Dropbox, Trello, Asana, Google Hangout, Skype, GoToMeeting y muchas otras más….

Con la integración, la compartición de documentos en Google Drive se hace mucho más fácil. Por ejemplo, si se comparte un documento en Slack para un #channel específico (como puede ser Arquitectura), automáticamente todos los usuarios que estén allí tienen el permiso de edición del documento: con este simple hecho nos ahorramos la tarea ardua de que cada vez que colgamos un documento en la nube tenemos que generar la autorización  para cada usuario vía mail. En Slack, con uno solo click lo hacemos y sin olvidarnos de nadie.

Lo mismo nos puede pasar cuando se quiere convocar una reunión online. Con la integración de Google Hangout o Skype, se puede convocar una llamada en ese #channel. Por ejemplo, supongamos que  el equipo de Arquitectura se tiene que reunir para tratar un tema específico. Todos los miembros que están allí, con un solo click accederán a la llamada y entrarán directamente en la reunión. Con este sencillo procedimiento nos ahorramos el hecho de ir agregando participantes de forma manual para la reunión.

Además como tenemos la estructura de #channels según la temática, utilizaremos la especificidad de los mismos y de sus participantes para comentar aspectos concretos, convocar y establecer las reuniones y compartición de documentos.

De esta forma se integra  sin necesidad de salir de Slack un sinfín de aplicaciones gratuitas. Por eso nos gusta decir que es el punto de encuentro y el lugar de concentración.

Slack ofrece la aplicación para escritorio, para navegador web, y también tiene una App para móvil (IOs y Android). Imaginaros que algunas veces gestionamos la comunicación de un equipo con WhatsApp, pero cuando estamos delante del ordenador aún seguimos “peleándonos” con el teclado del móvil. Pues con Slack, una vez estemos en nuestro despacho, podemos continuar la comunicación con nuestro teclado (mucho mejor que en el móvil)

Utilización de Slack para la comunicación en un equipo de proyecto colaborativo

Utilización de Slack para la comunicación en un equipo de proyecto colaborativo

 

Trello para la gestión de proyectos

 

Trello es otra aplicación gratuita y muy sencilla para la gestión de tareas en trabajos colaborativos de cualquier tipo. En este caso nos centraremos en la gestión de proyectos BIM.

De la misma forma que en Slack, se crea un equipo de trabajo en donde  los diferentes asistentes van a ser  agregados, y luego para cada temática en concreto se creará una board ( o tablero).

Como característica principal, Trello se basa en el sistema de tarjetas o Kanban. Estas tarjetas se enmarcaran dentro de un tablero.  En un equipo de trabajo para un proyecto concreto se creará una board (tablero)  para arquitectura, otra para Estructuras, MEP, o las diferentes temáticas que requerirán una asignación de tareas a los diferentes miembros.

La board de Trello, se estructura en Listas, y luego en tarjetas. Cada tarjeta corresponde a una actividad que desarrollarán uno o más miembros del equipo. Las listas se pueden configurar abiertamente, pero a nosotros nos gusta clasificar las listas como  – Pendientes – En proceso – Impedidas – Terminadas.

Utilización de Trello para la comunicación y gestion de tareas en un equipo colaborativo

Utilización de Trello para la comunicación y gestion de tareas en un equipo colaborativo

Al ser una herramienta muy visual, con solo una ojeada cualquier miembro del equipo informará del avance y podrá percibir en todo momento el estado del proyecto:

  • Pendientes:  tenemos la lista de tareas que se tienen que hacer en forma de tarjetas. El responsable de esa tarea, hará “suya” la tarjeta, pondrá su imagen y procederá a moverla a la lista de “En Proceso”. Este movimiento de la tarjeta se registrará y mediante la coordinación con Slack, aparecerá un mensaje específico en el #channel de arquitectura, indicando que tal persona ha iniciado la tarea. De esta forma el coordinador del proyecto puede saber con solo una imagen lo que falta por empezar.
  • En proceso. En esta lista aparecerán todas las tarjetas de las tareas que se estén ejecutando. Además con la imagen de cada participante se verá las asignaciones de cada uno de los miembros.
  • Impedidas. Es una de las listas que mejor valoración puede tener para un coordinador y para cualquier miembro del equipo. Con solo una ojeada se observan las tareas que no se pueden realizar, de forma que  permite focalizarnos mucho mejor en esas tareas que impiden el correcto desarrollo del proyecto.
  • Terminadas. Una vez se termina una tarea se mueve la tarjeta a la lista de terminadas.

El movimiento de una tarjeta de una lista a otra se hace con el ratón: muy simple.

Además, cada Tarjeta permite hacer comentarios, introducir subtareas y subir archivos.

Cualquier movimiento que se produzca en una board de Trello (movimiento de tarjeta/tarea, creación de tarjeta, comentarios, etc…)  se comunica de forma automática a Slack. Se configura su integración según las necesidades. Por ejemplo, la board de Trello de Arquitectura y todo movimiento asociado a ello, se registrará en el #channel de Slack de arquitectura. De forma que todos los movimientos quedarán allí registrados. Y cualquier avance del proyecto queda registrado y comunicado a los miembros del equipo. El movimiento de una lista a otra es la clave de una comunicación ágil y automática.

Trello aparte de ser una aplicación web para navegador  también dispone de App móvil para IOs y Android.

Utilización de Herramientas de Comunicación para Equipos de Trabajo #BIM Clic para tuitear

Un caso de éxito en el uso de Slack – Trello

 

En la BIM Competition de Valladolid , el equipo de BIMVenidos, formado por APOGEA  junto con otros colaboradores,  tuvieron  la suerte de obtener el segundo  premio en el concurso, y el premio especial de Knauf.

Una de las claves de nuestro éxito  fue utilizar Slack y su intregración con Trello como la  plataforma de comunicación del equipo. Esta comunicación fluida y optimizada permitió que los ocho integrantes del equipo  pudieran aprovechar al máximo el potencial de trabajo en equipo y coordinación que ofrecen las plataformas BIM a la hora de trabajar simultáneamente. Si pensamos en equipos de trabajo colaborativos y deslocalizados, estas herramientas son indispensables.

Hoy en día, la gestión de la comunicación está avanzando. El mail está quedando “en segundo lugar”, y es mucho menos ágil como vía habitual de comunicación para los equipos. El uso del mail  se queda en mayor medida  para temas más formales o para recibir avisos.

En los proyectos BIM en donde se tienen que coordinar múltiples agentes y mucha documentación, se plantea una reflexión acerca de las mejoras de las herramientas de comunicación y de gestión de la información. En un futuro post hablaremos de las plataformas de gestión de la documentación en proyectos BIM, para que podamos gestionar de forma óptima el CDE – Common Data Enviroment – o entorno de datos común.

Agustí Jardí Margalef

Socio y consultor BIM. Ingeniero Agrónomo de formación. Tiene una larga experiencia como Jefe de Obra en la Obra Pública. Ha ejecutado todo tipo de obra. En su trayectoria profesional ha tenido la suerte de trabajar en diferentes ambientes de trabajo, integrado dentro de las UTE (Unión Temporal de Empresa). Tiene una visión global de las diferentes formas que tienen las empresas constructoras de abordar una obra, con especial afinidad en la planificación y en la valoración económica utilizando las nuevas tecnologías. Actualmente ostenta el cargo de Presidente de la Comisión BIM en el Colegio de Ingenieros Agrónomos de Catalunya.


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